PMO Quesako ?

18 février 2021

 
Début 2017, face au besoin de coordination pour construire la gouvernance de la plateforme, est apparu le premier PMO, Project Management Officer, du digital pour la plateforme clients. 

Convaincu de l’utilité d’un PMO, la 89C3 Factory a décidé de généraliser la mise en place de cette fonction sur l’ensemble de ses activités.
Le champ d’intervention du PMO a permis d’optimiser la remontée des informations, le suivi des ressources et du budget, le respect des pointages, de l’équilibre financier… 
Le rôle du PMO est souvent représenté comme la partie immergée de l’iceberg, souvent invisible mais indispensable pour exécuter la stratégie groupe.  

 

Nous nous amusons à nous appeler les  « night walkers ». 
Au cœur de l’activité des PMO, on retrouve trois compétences principales : la gestion des délais, des coûts et des risques sur un portefeuille. 

Le champs d’activité de la 89C3 Factory évolue régulièrement.
Aujourd’hui nous sommes présents sur les  périmètres clients B2C/B2B, data, bapi et CTO (Chief Tecnical Officer).

L’écosystème du PMO 

Les missions du PMO varient énormément en fonction de l’entreprise ou de la personne qui occupe le poste. Rien n’est figé, et c’est ce qui rend le poste intéressant, car il faut pouvoir s’adapter à la vie de l’entreprise et des projets. 
Mais son objectif est immuable, il se doit de répondre à une question : est-ce que nous avons l’ensemble des moyens (budget, outils et ressources) nécessaires pour atteindre nos objectifs ?  

Le PMO a donc besoin d’avoir une vision 360 de tous les éléments clés qui peuvent influer sur ces objectifs tels que: 

– la capacité des équipes de son périmètre mais aussi en dehors de son périmètre, nécessaire à la bonne tenue des jalons (architectes, PMO deploy, BPCE-IT);

– la priorisation ou l’arbitrage métier (backlog); 

– les dépendances avec d’autres plateformes;

– les adhérences avec des briques communes;

                                                                                            – les sollicitations en dehors de la 89C3 Factory… 

 

Son rôle est donc de collecter, consolider et analyser l’ensemble de ces éléments (budgets, jalons, capacité…) auprès des interlocuteurs de l’écosystème et de remonter les risques aux différentes strates de pilotage. 

Etre PMO dans la 89C3 Factory

Pour bien accomplir ce rôle, le PMO doit assurer :

  • La vision stratégique et transversale sur l’ensemble des programmes de son périmètre en cours et à venir; Cette vision est donnée à travers la production et l’analyse des KPI qui est partagée lors des instances où l’équipe PMO intervient. Il construit en collaboration avec les managers et le métier, le portefeuille projet de son périmètre en vision pluriannuelle.
  • L’atteinte et le respect des objectifs stratégiques qui y sont liés; Revue budgétaire mensuelle du portefeuille avec les managers, assure la cohérence entre la capacité à faire des équipes et les objectifs projets, challenge de l’avancement et des risques (en termes de murissement du backlog, du staffing) en vue de la revue de plateforme 89C3.
  • La standardisation et l’amélioration continue des processus de gestion de projet.
  • Le respect des normes et méthodologie du groupe. Aujourd’hui, « ré-harmonisation » de la gestion de tous les programmes afin de respecter la norme Tempo. Le PMO est garant du suivi de la méthodologie par les programmes. 
  • Le développement et la mise à jour de la documentation, des reportings et statistiques liés à l’activité des programmes et des projets: 
                       – Préparation et participation aux weekly hebdo qui permettent l’échange entre l’IT et le métier sur tous les sujets transverses. C’est le lieu privilégié pour l’avancement macro du portefeuille et le partage des risques (en termes de délai ou coût). 
                      – Participation au CODIR IT, tous les 15 jours : Analyse macro de l’évolution du portefeuille pour la période. 
                      – Reporting DSI RETAIL, POP… 
  • La contribution à la transformation du groupe, dans le respect des jalons et de l’organisation. 

Le PMO est donc assimilé à un chef d’orchestre et un facilitateur qui doit prendre le recul et la hauteur nécessaires afin d’avoir une vision globale, lui permettant de contrôler la cohérence entre les produits de son périmètre, à quel moment intervenir pour redresser les écarts (en octroyant plus de ressources par exemple). 

Le rôle multi-facettes du PMO

 Être à l’écoute/humain

Comprendre les attentes des interlocuteurs, analyser l’information issue de différentes sources, identifier des tendances et synthétiser les informations clés, se  projeter dans le contexte de chaque projet : tel est le quotidien du PMO. Des qualités d’orateur, de rédacteur, ainsi qu’une dose de leadership sont aussi nécessaires au PMO. Le sens de la communication sera tout aussi indispensable dans le cadre de ses activités de coordination, de ses nombreux échanges avec les acteurs projets, ou encore en phase de conduite de changement. 

Être organisé

Afin d’assurer le suivi du portefeuille projet qui lui est alloué, une organisation rigoureuse se doit d’être respectée. L’organisation ne s’arrête pas aux projets qui sont confiés au PMO, mais à la gestion de leurs interactions et de leur simultanéité.

Être pro-actif

Le PMO se doit d’être force de proposition. Garant de la qualité des projets qu’il suit, il doit en effet identifier les risques et les problèmes qui se présentent. En créant des indicateurs, lançant des alertes quand cela est nécessaire et en instaurant une vraie relation de confiance avec tous les acteurs clés des projets.

Être flexible

Le PMO va être amené à travailler au service de diverses directions (financière, métier…). Il devra donc s’adapter à chaque environnement auquel il peut être intégré et d’y appliquer sa méthodologie, sa gestion et sa capacité d’animation, tout en tenant compte des spécificités qui lui sont propres.

 

 

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