Office 365: un nouvel environnement de travail collaboratif

10 octobre 2020

Qui aurait pu prévoir qu’au printemps 2020 une pandémie allait nous obliger à rester confinés pendant deux mois ? 

Personne, et certainement pas les membres de l’équipe du projet Office 365 ! Cet événement a pourtant mis en exergue tous les avantages offerts par Office 365 et consacré le travail réalisé par toute l’équipe projet depuis plusieurs mois.

L’aventure a commencé chez BPCE SA et les entités IT du Groupe réparties sur tout le territoire national, avant un déploiement plus large par la suite.

 Un grand moment : l’Office 365 Tour 

Souvenez-vous, c’était il y a un an : 26 dates, presque autant de sites visités à travers toute la France, avec des ambassadeurs digitaux sur le pont. L’Office 365 Tour a été un des événements emblématiques du projet de transformation basée sur Office 365, il en illustrait parfaitement les caractéristiques :  

  • des sessions d’acculturation, pas vraiment à l’outil mais plutôt à la façon de l’utiliser, avec une implication soutenue de l’ensemble des membres du Comité de Direction Générale ;
  • des ateliers de formation, en libre accès, animés par des ambassadeurs digitaux ; 
  • une communication largement relayée, et pas seulement sur Yammer ou sur les intranets du groupe, mais aussi lors des 89C3 lives ( émission hebdomadaire en direct à destination des collaborateurs du groupe) et sur chacun des sites visités ; 
  • une co-construction de l’événement par les chefs de projet O365, après un atelier de facilitation “fondateur”.

En quelques jours, grâce à Teams, tout était prêt… une telle organisation sans Office 365 aurait pris des semaines ! 

Le collaboratif : l’essence même de la conduite de ce projet 

Dès l’origine du projet mi -2018, les pratiques collaboratives ont été le socle de construction de l’équipe en charge du programme. Aux origines, trois pilotes , à savoir BPCE SA, BPCE ITi-BP, et deux établissements du groupe, la Caisse d’Epargne Hauts de France et la Banque Populaire du Sud se sont retrouvés pour faire le pont entre des opérations très “techniques” – le déploiement de licences Microsoft – et une vision résolument tournée “usages”.  

C’est sur ce second point que s’est concentrée mon action au sein du programme : comprendre le quotidien de tout un chacun, du membre du Comité de Direction Générale à l’assistante, du manager au collaborateur très opérationnel. Maîtriser tout d’abord les fonctionnalités de ce nouvel environnement, pour ensuite qualifier les usages possibles d’Office 365 et enfin trouver les points d’entrée, qui mettrait l’humain, la transversalité, la transparence, au cœur du digital… et vice et versa. 
 

Qu’est-ce que ça change concrètement dans notre quotidien ?

Les valeurs mises en avant précédemment vont se traduire à terme par une simplification des outils mis à disposition. Tant que co-existent différents systèmes, avec par exemple un stockage en interne et un stockage cloud, il est vrai que le collaborateur aura l’impression d’une certaine confusion. Pour cela, tout un travail de mise à jour et de définition de nouvelles règles de fonctionnement et des modalités de conservation des documents par exemple, est amorcé. Yammer, Teams, OneDrive, SharePoint, Outlook : quel outil dois-je utiliser en fonction de mon besoin et de mon objectif ? Des réponses commencent à arriver. 
La mobilité est un autre vrai plus pour les collaborateurs. Avec mon PC portable, voire mon smartphone professionnel, j’ai une expérience de plus en plus homogène, pratiquement “sans couture”. Et comme la solution Office 365 est évolutive, je conserve toujours le meilleur des versions et des fonctionnalités des outils, ce qui favorise aussi co-édition et partage. 

Les facteurs clés de succès : formation, sponsorship, acculturation, communication, …  et action 

Le programme s’est inspiré des méthodes d’accompagnement initiées chez Natixis qui avait choisi la solution Office 365 quelques mois plus tôt. Des rencontres avec d’autres entreprises ont aussi eu lieu, entre autres avec la RATP, La Poste, Total, autant d’acteurs sur des activités différentes mais qui avaient une volonté : faire bouger leur culture d’entreprise pour gagner en efficacité
Sur un projet d’une telle envergure, la technique du « test and learn » a porté ses fruits. Les déploiements et l’adoption des usages se sont faits progressivement. Les nouveaux usages identifiés ont été travaillés et mis en forme avant d’être diffusés auprès de cercles bien identifiés comme celui des ambassadeurs digitaux par exemple.  
Des formations ont été proposées sous différents formats – Office Café, formations à distance, mais ce n’est pas suffisant pour un programme d’une telle ampleur ! L’un des facteurs clés est de donner du sens, d’où l’importance d’avoir un sponsor au plus haut niveau qui communique régulièrement pour donner cette vision. Le triptyque acculturation, formation, communication ne fonctionne ensuite que par une mise en action “individuelle”. Un tel projet tient à l’implication de l’ensemble des entités du groupe, collectivement, mais aussi individuellement, dans l’appropriation des outils pour mieux manager et mieux accomplir nos missions quotidiennes.

Et le monde d’après alors ?

 On peut dire que le projet est une réussite. Les déploiements de licences sont réalisés sur quasiment l’ensemble des sièges des Banques Populaires et des Caisses d’Epargne. Les taux d’adoption de notre nouvel environnement sont significatifs et dépassent même les 80% sur certaines entités.  

Alors, certes, il reste de nombreux chantiers en cours, car ce projet a tiré une multitude d’autres sujets destinés à faciliter la vie du collaborateur du groupe et la collaboration au quotidien. 
 

C’est une nouvelle étape qui s’ouvre, la convergence des méthodes de travail et l’émergence d’une culture groupe qui doit encore s’affirmer. Avec Office 365, le groupe a pris un temps d’avance, il est primordial de le conserver. Et pour terminer, je vous propose de découvrir la plateforme O365 au quotidien en cliquant ici (collaborateurs uniquement).

Le projet Office 365 se renouvelle en permanence ! 

 

 

 

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